home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / pcacct1.arc / PC-ACCT.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-10-14  |  32KB  |  939 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                           PCAccountant
  22.  
  23.               a Public Domain Program by PC-Squared
  24.  
  25.                    (C) Copyright by PC-Squared
  26.  
  27.              << Documentation & Operating Manual >>
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                            PC-Squared
  39.                           P.O. Box 1610
  40.                       Morgan Hill, CA 95037
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.                           << LICENSE >>
  48.  
  49. This  program can be freely copied and distributed so long as  no 
  50. consideration is given other than specified in this document. The 
  51. user  of this program which finds that it is of value to  him/her 
  52. should  consider  making  a  donation  to  PC-Squared.  See  this 
  53. document for more information about becoming a registered owner.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59. I. Introduction
  60.  
  61.      PCAccountant  is a series of programs which allows a user to 
  62. maintain a personal bookkeeping record.  While designed for  home 
  63. use, the system can be used for a small business.
  64.  
  65.      As  they are developed,  additional modules will be added to 
  66. the PCAccountant Library. These will expand the usefulness of the 
  67. entire  system.  The  first of these will  be  PCCheck.  This  is 
  68. currently under development and will be released soon. PCCheck is 
  69. a  check  writing  and  management module  which  will  not  only 
  70. interface directly with PCAccountant, but also print your checks.
  71.  
  72.  
  73.  
  74.      This system was written on a COMPAQ PLUS running PC-DOS  2.1 
  75. and has been tested by the authors on a Corona and an IBM PC.
  76.  
  77.      The programs are compiled BASIC using Microsoft Basic.
  78.  
  79.      All  disk  files are random files in an effort  to  increase 
  80. speed. As transactions are entered they are placed in a temporary 
  81. file  and are only added to the year-to-date files when the month 
  82. is  closed.  This speeds the correction time necessary  when  you 
  83. have made a error or wish to reverse a transaction. The number of 
  84. transactions  in  a  given month is only restricted by  the  disk 
  85. space available.
  86.  
  87.      The system contains the following programs:
  88.  
  89. PCACTSU.EXE  - This  program provides information to  the  system 
  90. such as your name and the disk drive which will contain the  data 
  91. used  by  the  system.  THIS  PROGRAM  MUST  BE  RUN  BEFORE  ANY 
  92. PROCESSING  IS  DONE.  NOTE:  Running this program will ZERO  all 
  93. variables and counters maintained by the system.  You should only 
  94. run this ONCE unless you want to start over.
  95.  
  96. PC-ACCT.EXE  - This is the system booting program.  It checks  to 
  97. insure  that you have prepared the system properly before loading 
  98. PCACCT.EXE.
  99.  
  100. PCACCT.EXE - This is the main program. All other programs (except 
  101. the  above one) are driven from this program.  
  102.  
  103. PCACTAC.EXE - This program is called by PCACCT and allows you  to 
  104. define, change, delete, and print/display a Chart of Accounts.
  105. <Called by selecting option 2 from the menu in PCACCT>
  106.  
  107. PCTRAN.EXE - This program is also called by PCACCT and allows you 
  108. to enter,  change,  delete,  and print/display transactions.  You 
  109. also  use  this program to enter Auto Journal Entries  which  you 
  110. want  the  system to post automatically every month.  <Called  by 
  111. selecting option 1 from the menu in PCACCT>
  112.  
  113. BUDGET.EXE  - This program is called by selecting option  B  from 
  114. the  menu  in PCACCT.  It allows you to enter budget figures  for 
  115. every active account.  In several of the listing produced by  the 
  116. system, the actual amounts are compared with budget amounts.
  117.  
  118.      All other processing is done within the PCACCT program.
  119.  
  120.  
  121.      Data files which are used by the system are as follows:
  122. All  data files MUST reside on the disk which you specify in  the 
  123. set-up  program  EXCEPT the file called  PCACTPW.DAT.  This  MUST 
  124. reside  on  the disk containing the programs.  If you  want,  all 
  125. files and programs can co-exist on the same disk.  Programs  MUST 
  126. reside on the default drive.
  127.  
  128. Filename            Record Len     Contains
  129. ----------------------------------------------------------------
  130. PCACTPW.DAT         69 Bytes       Counters & General Info
  131. PCACCT.DAT          42             Chart of Account Data
  132. PCTRAN.DAT          51             Transaction Data
  133. PCAJOR.DAT          51             Auto Journal Trans. Data
  134. YTDAMT.DAT          120            Year-To-Date Accumlative Data
  135. BUDGET.DAT          120            Budgeted Amounts
  136. PCACCT.KEY          10             Key file for PCACCT.DAT
  137.  
  138.  
  139.  
  140. GENERAL DESCRIPTION
  141.  
  142.      The  system  provides  a means to maintain data  and  to  do 
  143. calculations  based  on the financial matters of a  household  or 
  144. small  business.  It  is designed for the  'non-accountant'  type 
  145. person.   You   are  required  to  have  only  basic  bookkeeping 
  146. knowledge.
  147.  
  148.      The  system  allows  you  to  design  your  own  'Chart   of 
  149. Accounts'. The Chart of Accounts is the basis for maintaining the 
  150. data (See Section III.).
  151.  
  152.      PCAccountant  also  allows you to enter budget  figures  for 
  153. each  account  and compares actual to budgeted in  two  different 
  154. reports.
  155.  
  156.      Transactions  are  entered  on  an 'as  they  occur'  basis, 
  157. however,  transactions  which occur every month,  and  which  are 
  158. identical every month, may be entered once using the Auto-Journal 
  159. Transaction  function.  The  AJ  function can be  used  for  such 
  160. transactions as rent, mortgage payments, and the like.
  161.  
  162.      The  system forces you to enter two account numbers for each 
  163. transaction.  One  '+  Account',  to  which  the  amount  of  the 
  164. transaction is added,  and one '- Account',  which the amount  is 
  165. subtracted from.
  166.  
  167.      As  stated  before,  as transactions are entered,  they  are 
  168. placed in a temporary file (PCTRAN.DAT), and are not added to the 
  169. Year-to-Date  file  until  the  close  of  the  month.  This  way 
  170. corrections  are  simplified.  All calculations are done  as  the 
  171. reports are being printed.
  172.  
  173.      At  the  end  of  every  month  you  must  do   End-of-Month 
  174. processing to close the month. Make certain that you have printed 
  175. all the reports which you want,  as when you close the month, all 
  176. transaction detail is deleted (except for AJ transactions).
  177.  
  178.      Closing  the year totals all of the accounts and places them 
  179. in  a prior year file.  This way the system can  compare  current 
  180. year to prior year.  Closing the year also zeros all current year 
  181. data files and counters.
  182.  
  183.      Five separate analytical reports are provided by the system. 
  184. These  are  description more fully later.  Each  report  provides 
  185. slightly  different information either on a monthly data basis or 
  186. on an accumulative year basis.  Two of the reports compare actual 
  187. to budgeted figures.
  188.  
  189.      For  maximum flexibility all reports,  except  two,  can  be 
  190. displayed  or  printed.  All,  except  the  two,  are  80  column 
  191. printouts. The two exceptions require a 132 column printer.
  192.  
  193.  
  194. II. Installation
  195.  
  196.      A.  On a Floppy Disk System.  Place DOS on a newly formatted 
  197. disk  and copy all PCAccountant programs onto it.  Format another 
  198. disk for use as the data disk. Label both.
  199.           
  200.      B.  On  a Hard Disk System.  Copy all PCAccountant  programs 
  201. onto  the  hard disk.  If you wish to keep the data on  a  floppy 
  202. disk, go ahead and format one and label it.
  203.  
  204.      From this time forward we will take for granted that if  you 
  205. use  a  floppy disk for your data files you have placed the  data 
  206. disk in the proper drive.  The data disk MUST be inserted  BEFORE 
  207. you run ANY program - including the set-up program.
  208.  
  209.      Run  the set-up program by typing PCACTSU.  A screen will be 
  210. displayed asking you for the following data:
  211.    
  212. NOTE: Every screen which displays the data field limited by ']' & 
  213. '["  are auto-ending.  This means that if you fill the field  the 
  214. system  will automatically go to the next data element.  The only 
  215. time you need to hit RETURN is when you fail to fill the field.
  216.  
  217. Also ALL command require that you only press the proper key  - NO 
  218. <RETURN> is required.
  219.  
  220.  
  221.      NAME  - This  is the name associated  with  the  accounting, 
  222. i.e., THE SMITH HOUSEHOLD.
  223.  
  224.      PSWD - This is a password. If you do not enter anything, you 
  225. will never be asked for a password.  If you enter something,  you 
  226. will be asked for a password every time a program is loaded.
  227.  
  228.      DRIVE CONTAINING DATA - Enter the drive specifier which will 
  229. contain the data disk. YOU MUST include the ':'.
  230.  
  231.      CURRENT  CYCLE - This tells the system which cycle to  start 
  232. with.  Cycles are numeric values from 1 to 12 which correspond to 
  233. the month of the year (i.e., 1 = JAN, 2 = FEB, 3 = MAR, etc.).
  234. This  will  be  reset  every  time you  do  End  of  Month  (EOM) 
  235. processing.
  236.  
  237.      After  this data has been entered and written to  disk,  the 
  238. PCACCT program will be loaded and run.
  239.  
  240.  
  241.      This  ends  the installation procedure.  Now you  can  start 
  242. using  PCAccountant.  Make  certain that you enter your Chart  of 
  243. Accounts  before  processing any transactions  or  entering  your 
  244. budget.
  245.  
  246.      By  the way,  you do not need to enter Budget figures if you 
  247. do not want to. They are not required by the system.
  248.  
  249.      You  should  spend plenty of time designing  your  chart  of 
  250. accounts.  By  spending the time 'up front' you can save yourself 
  251. time  in  the  long  run and the system  can  provide  alot  more 
  252. interesting numbers and facts.
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257. III. CREATING YOUR BASE DATA
  258.  
  259.      This system was designed to allow a non-accounting person to 
  260. do  their own accounting.  Because of this,  we do not call items 
  261. 'debits'  or  'credits'.  Instead  we  use  '+  Account'  and  '- 
  262. Account'.  This  simply means the account # which the  amount  is 
  263. ADDED to (+) or SUBTRACTED from (-).
  264.  
  265.      The  'ACCOUNT'  which we talk about is the acccount  in  the 
  266. 'CHART  of ACCOUNTS'.  These are simply labels describing what we 
  267. spend money on, receive money from, what we own, and what we owe.
  268.  
  269.      Each  account  is assigned a number.  This  number  dictates 
  270. whether  it  is an ASSET (something  we  own,  i.e.,  a  checking 
  271. account);  a  LIABILITY  (somenthing we owe,  i.e.  a  mortgage); 
  272. INCOME (where we obtained money,  i.e.,  salary, dividends);or an 
  273. EXPENSE (the cost of living, i.e., tax, etc).
  274.  
  275.      Account  types are determined by the number range  assigned, 
  276. i.e.,  0001-1000 are ASSETS; 1001-2000 are LIABILITIES; 2001-3000 
  277. are INCOME; and 3001-4000 are EXPENSES.
  278.  
  279.      With a properly designed Chart of Accounts (C/A), the system 
  280. will calculate your NET WORTH (Assets minus Liabilities) and your 
  281. PROFIT/LOSS (Income minus Expenses).  NOTE: Income always appears 
  282. as a '-' figure.  Therefore, a - PROFIT/LOSS is a profit. This is 
  283. the  way it is done in the accounting world - don't  ask  us.  We 
  284. didn't make the rules up.
  285.  
  286.      To  make  your C/A readable,  we have established a  special 
  287. FLAG which can be assigned to an account. This FLAG is the letter 
  288. 'T'.  It indicates to the system that this account is a TITLE and 
  289. that transactions can not be posted to it.
  290.  
  291.      A typical C/A may look like this:
  292.  
  293. C/A #     NAME                               FLAG
  294. ---------------------------------------------------------
  295. 1         *** ASSETS ***                     T
  296. 100       * CASH IN BANK *                   T
  297. 105       * CHECKING ACCTS *                 T    
  298. 106       ACCT #1 - 1ST NATL       
  299. 107       ACCT #2 - B of A
  300. 199                                          T
  301. 205       * SAVING ACCTS *                   T
  302. 206       ACCT #1 - WS & L
  303. 207       ACCT #2 - WFB
  304. 299                                          T
  305. 300       * STOCKS/BONDS *                   T
  306. 305       IBM STOCK
  307. 310       DEC STOCK
  308. 315       MUNI BONDS
  309. 399                                          T    
  310. 400       * OTHER ASSETS *                   T
  311. 410       HOUSE EQUITY
  312. 420       LIFE INSUR EQUITY
  313. 430       1980 CHEV
  314. 440       BOAT
  315. 450       OTHER MISC
  316. 460       CLOTHES
  317. 470       FURNITURE
  318. 999                                          T
  319. 1000                                         T
  320. 1001      **LIABILITIES**                    T
  321. 1010      MORTGAGE
  322. 1020      CAR LOAN
  323. 1030      BOAT LOAN
  324. 1040      OTHER
  325. 1999                                         T
  326. 2000                                         T
  327. 2001      ***INCOME***                       T
  328. 2010      SALARY
  329. 2020      DIVIDENDS
  330. 2030      INTEREST
  331. 2040      OTHER
  332. 2999                                         T
  333. 3000                                         T
  334. 3001      ***EXPENSES***                     T
  335. 3005      HOUSE PYMT
  336. 3010      HOUSE INSURANCE
  337. 3015      CAR PAYMENT
  338. 3020      CAR INSURANCE
  339. 3030      FOOD
  340. 3040      INTEREST
  341. 3050      CLOTHES
  342. 3060      FURNITURE
  343. 3070      GAS
  344. 3080      SCHOOL TUITION
  345. 3090      BOOKS
  346.  
  347.  
  348.  
  349.      Note  that  we skipped numbers in assigning  our  C/A.  This 
  350. allows  us the flexiblity to insert new accounts anywhere  within 
  351. the  C/A.  Also note that we assigned some accounts with no  name 
  352. and as titles. this allows us to separate the classes of accounts 
  353. visually for our reports.
  354.  
  355.      To  provide  the proper previous year  balances,  enter  the 
  356. balances  during the creation of your C/A and then do 'Close  the 
  357. Year' (Function 0 from the main menu).  This will insure that the 
  358. previous balance is carried forward into the new year.  No values 
  359. should  be entered in the expense and income accounts,  as  these 
  360. start  at zero every year.  After you have done the  End-of-Year, 
  361. you can enter the expense and income.  Remember when entering the 
  362. previous months income, that they should be entered as a negative 
  363. value.
  364.  
  365.  
  366.      Once you have done this, you can start posting transactions. 
  367. Some typical transactions are:
  368.  
  369. 1.  You receive a paycheck for $500.00 and you put it in checking 
  370. account   #1.   This  would  result  in  the  sfollowing   single 
  371. transaction:
  372.  
  373.      + to C/A # 106 (you checking account)
  374.      - to C/A # 2010 (Salary income)
  375.  
  376. 2.  You make a house payment of $300.00 from checking account #1. 
  377. Of  this $250.00 is principal and $50.00 is interest.  This would 
  378. result in three transactions (NOTE: This type of transaction [one 
  379. that occurs every month] should be an auto-journal transaction).
  380.  
  381.    #1. For $250.00
  382.      + to C/A # 3005 (This expenses the principal)
  383.      - to C/A # 106  (Decrease your checking acct.)
  384.  
  385.    #2. For $50.00
  386.      + to C/A # 3040 (This expenses the interest)
  387.      - to C/A # 106  (Decrease your checking acct.)
  388.  
  389.    #3. For $250.00
  390.      + to C/A # 410  (Increase you home equity)
  391.      - to C/A # 1010 (Decrease your mortgage)
  392.  
  393.  
  394.      By handling the house payment thru the EXPENSE section,  you 
  395. create  a true COST OF LIVING analysis in the EXPENSE section  of 
  396. your C/A.
  397.  
  398.  
  399.      You  should now layout your Chart of Accounts to  suit  your 
  400. needs. Remember that accounts can be added or deleted as needed.
  401.  
  402.  
  403.  
  404. IV. Program Operation of PCACCT.EXE
  405.  
  406.  
  407.      The rest of this document is written the way that you  would 
  408. normally use the system. I.e., first you enter ACCOUNTS, then you 
  409. enter  the BUDGET,  then you enter TRANSACTIONS;  then you  print 
  410. your  reports;   then  you  do  EOM  processing;   then  do  more 
  411. TRANSACTIONS; and finally you CLOSE THE YEAR.
  412.  
  413.      For your information,  all reports,  except the Y-T-D Report 
  414. (option  #7 from the main menu) can be displayed or printed.  All 
  415. of them,  except the above, are 80 column reports. All (including 
  416. #7) can be called as many times as you want.
  417.  
  418.      If you entered a password during the set-up program, anytime 
  419. that  you load a program,  you will be asked for a  password.  In 
  420. this  manual we will take for granted that you have  entered  the 
  421. password correctly. 
  422.  
  423.  
  424.      To  load the main program,  type PC-ACCT.  The  system  will 
  425. display  a  menu.  The first thing that needs to be done  is  the 
  426. entry of your Chart of Accounts.
  427.  
  428.  
  429.  
  430. OPTION <2> ACCOUNT PROCESSING
  431.  
  432.      By  selecting option 2,  the account maintenance program  is 
  433. loaded and will display the Account Menu.
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438. To Enter a New Account - Select option 1.
  439.  
  440.      The  system  will  display a input form which asks  for  the 
  441. following information:
  442.  
  443. NUMBER  - This  is  the number which you have  assigned  to  this 
  444. account.
  445.  
  446. TYPE  - This  will be displayed by the system  according  to  the 
  447. number range.
  448.  
  449. FLAG  - This  is  used to tell the system that the account  is  a 
  450. title  or that the account has been deleted.  When an account  is 
  451. deleted it is NOT erased from the file,  it is simply flagged  as 
  452. being deleted.
  453.  
  454. NOTE:  When  an account is deleted,  the system does NOT check to 
  455. see if you have money in it or against  it.  Therefore,  transfer 
  456. anything in it to another account before deleting it. This can be 
  457. done has a normal transaction.
  458.  
  459. NAME - The name associated with this account.
  460.  
  461. BEG.  BAL  - Enter  the year-to-date amount if you start  in  the 
  462. middle of a year.
  463.  
  464.      When you have entered the information, the system will write 
  465. the data to disk and return another blank form.  You can continue 
  466. to  enter accounts or enter a <RETURN> when in the NUMBER  field. 
  467. At that time the system will return the Account Menu.
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472. To Display an Account - Select option 2.
  473.  
  474.      The  system will ask for the account number and display  the 
  475. account data.  It will then display the following prompt: 
  476.  
  477.  
  478. <E>xit, <N>ext, <Shift-PrtSc> to Print Screen
  479.  
  480.      If  you select E,  the system will return the menu.  If  you 
  481. select N, it will prompt you for the account number.
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487. To Change an Account - Select option 3.
  488.  
  489.      The  system will ask for the account number and display  the 
  490. account data.  It will then prompt to see that it is the  correct 
  491. one. Answer by entering Y or N. If you enter N, you will again be 
  492. prompted for the account number.
  493.  
  494.      If you enter Y, the system will allow you to change ONLY the 
  495. following fields:
  496.  
  497.                       FLAG, NAME, BEG. BAL.
  498.  
  499.      If  you  do  not  want  to change  the  data  in  the  field 
  500. containing the cursor,  simply hit RETURN.  If you want to change 
  501. the data, re-enter the entire field.
  502.  
  503.      After a correction the system will return the account number 
  504. prompt. Enter the next number or 0<RETURN> to return to the menu.
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510. To Print/Display Chart of Accounts - Select option 4.
  511.  
  512.      The  system will sort the chart of accounts,  and display  a 
  513. prompt  asking  whether  the output is to go to the  (S)creen  or 
  514. (P)rinter.  Enter either an S or a P and the C/A will be  printed 
  515. or displayed.
  516.  
  517.      This  program  also  prints/displays  the  balance  of  each 
  518. account as of the end of the last closed month.
  519.  
  520.  
  521.  
  522. To Return to The System Main Menu - Select Option X.
  523.  
  524.      The system will reload PCACCT.
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530. OPTION <B> ENTER BUDGET  
  531.  
  532.      By  selecting option B,  the budget maintenance program  is 
  533. loaded and will display the Budget Menu.
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538. To Enter a Budget - Select option 1.
  539.  
  540.  
  541. NOTE: In order to enter a budget for an account, the account MUST 
  542. have already have been entered.
  543.  
  544.  
  545.      The  system  will  display a input form which asks  for  the 
  546. following information:
  547.  
  548. NUMBER  - This  is  the number which you have  assigned  to  this 
  549. account.
  550.  
  551. TYPE  - This  will be displayed by the system  according  to  the 
  552. number range.
  553.  
  554. NAME  - This  will be displayed by the system.
  555.  
  556. AMOUNT - Enter the monthly budgeted amount by cycle (month).  The 
  557. Cycle # corresponds to the month of the year,  i.e., 1 = Jan, 2 = 
  558. Feb, etc
  559.  
  560.      When you have entered the information, the system will write 
  561. the data to disk and return another blank form.  You can continue 
  562. to  enter accounts or enter a <RETURN> when in the NUMBER  field. 
  563. At that time the system will return the Account Menu.
  564.  
  565.      Remember  that  Income account budget information should  be 
  566. entered as negative values.
  567.  
  568.  
  569. To Display a Budget - Select option 2.
  570.  
  571.      The  system will ask for the account number and display  the 
  572. Budget data.  It will then display the following prompt: 
  573.  
  574.  
  575. <E>xit, <N>ext, <Shift-PrtSc> to Print Screen
  576.  
  577.      If  you select E,  the system will return the menu.  If  you 
  578. select N, it will prompt you for the account number.
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584. To Change a Budget - Select option 3.
  585.  
  586.      The  system will ask for the account number and display  the 
  587. budget  data.  It will then prompt to see that it is the  correct 
  588. one. Answer by entering Y or N. If you enter N, you will again be 
  589. prompted for the account number.
  590.  
  591.      If you enter Y, the system will allow you to change ONLY the 
  592. Amount fields.
  593.  
  594.      If  you  do  not  want  to change  the  data  in  the  field 
  595. containing the cursor,  simply hit RETURN.  If you want to change 
  596. the data, re-enter the entire field.
  597.  
  598.      After a correction the system will return the account number 
  599. prompt. Enter the next number or 0<RETURN> to return to the menu.
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605. To Print/Display Budget - Select option 4.
  606.  
  607.      The  system will sort the chart of accounts,  and display  a 
  608. prompt  asking  whether  the output is to go to the  (S)creen  or 
  609. (P)rinter.  Enter  either an S or a P and the Budget data will be 
  610. printed or displayed.
  611.  
  612.      This report contains the budget amount information for every 
  613. active (non-title & not deleted) account.
  614.  
  615.  
  616. To Return to The System Main Menu - Select Option X.
  617.  
  618.      The system will reload PCACCT.
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624. OPTION <1> TRANSACTION PROCESSING
  625.  
  626.      By selecting option 1,  the transaction maintenance  program 
  627. is loaded and will display the Transaction Menu.
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632. To Enter Transactions - Select option 1.
  633.  
  634.      The  system  will prompt you for the cycle number which  the 
  635. transactions are to be posted to.
  636.  
  637.      The  system  will  display a input form which asks  for  the 
  638. below  information.  It  will  also display a  line  showing  the 
  639. current date,  the cycle,  and the month that these  transactions 
  640. will be posted to.
  641.  
  642. DESCRIPTION  - This  is a description or remark  associated  with 
  643. this transaction.
  644.  
  645. TRANS  #  - This  will be displayed by the  system.  This  number 
  646. becomes  the  key  to the transaction.  
  647.  
  648. AMT  - This  is  the amount associated with the transactions. 
  649.  
  650. DATE - This date will override the date contained in the  heading 
  651. of the screen.  If no date is entered here, the heading date will 
  652. be used as the date of the transaction.
  653.  
  654.  
  655. +  ACCT - The account number which the amount is to be ADDED  to. 
  656. The  system will display the Account Name.  The system  will  not 
  657. allow  you  to  post to an account which you have declared  as  a 
  658. TITLE or which you have DELETED.  If the account number which you 
  659. entered is not on file,  the system will display **ERROR.  If any 
  660. of the above three things happen, the cursor will return to the + 
  661. ACCT field for re-entry.
  662.  
  663.  
  664. - ACCT - The account number which the amount is to be  SUBTRACTED 
  665. from.  The system will display the Account Name.  The system will 
  666. not  allow you to post to an account which you have declared as a 
  667. TITLE or which you have DELETED.  If the account number which you 
  668. entered is not on file,  the system will display **ERROR.  If any 
  669. of the above three things happen, the cursor will return to the - 
  670. ACCT field for re-entry.
  671.  
  672.  
  673.      When you have entered the information, the system will write 
  674. the data to disk and return another blank form.  You can continue 
  675. to  enter  transactions or enter a <RETURN> when  in  the  NUMBER 
  676. field. At that time the system will return the Transaction Menu.
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681. To Display a Transaction - Select option 2.
  682.  
  683.      The  system will ask for the transaction number and  display 
  684. the data. It will then display the following prompt: 
  685.  
  686.  
  687. <E>xit, <N>ext, <Shift-PrtSc> to Print Screen
  688.  
  689.      If  you select E,  the system will return the menu.  If  you 
  690. select N, it will display the next transaction.
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696. To Change an Transaction - Select option 3.
  697.  
  698.      The  system will ask for the transaction number and  display 
  699. the data.  It will then prompt to see that it is the correct one. 
  700. Answer  by  entering Y or N.  If you enter N,  you will again  be 
  701. prompted for the transaction number.
  702.  
  703.      If  you  enter Y,  the system will allow you to  change  all 
  704. information except the top line and the transaction number.
  705.  
  706.      The  only  way  to delete a transaction  is  by  entering  a 
  707. reversing transaction.
  708.  
  709.      If  you  do  not  want  to change  the  data  in  the  field 
  710. containing the cursor,  simply hit RETURN.  If you want to change 
  711. the data, re-enter the entire field.
  712.  
  713.      After saving the corrected data,  the system will ask if the 
  714. transaction is an AJ or auto-journal transaction.  Answer Y or N. 
  715. If it is an AJ transaction the correction will also be written to 
  716. the AJ File.
  717.  
  718.  
  719.      After  a  correction the system will return the  transaction 
  720. number  prompt.  Enter the next number or 0<RETURN> to return  to 
  721. the menu.
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727. To Print/Display Activity Report - Select option 4.
  728.  
  729.      The  system will display a prompt asking whether the  output 
  730. is to go to the (S)creen or (P)rinter.  Enter either an S or a  P 
  731. and the Activity Report will be printed or displayed.
  732.  
  733.  
  734.  
  735. To Enter an Auto-Journal Transaction
  736.  
  737.      This is the same as the normal transaction entry, except the 
  738. data is written to a special file.
  739.  
  740.  
  741.  
  742. To Return to The System Main Menu - Select Option X.
  743.  
  744.      The system will reload PCACCT.
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.      The  rest  of the selections on the menu for PCACCT are  for 
  750. printing/displaying reports,  to end the month,  and to close the 
  751. year out.
  752.  
  753.      All reports, except selection #7, are 80 column reports, and 
  754. can  be  displayed  or printed.  When you  select  one  of  these 
  755. reports,  the system will ask if you want the output to go to the 
  756. screen  or  the printer.  The Y-T-D Report (#7) is a  132  column 
  757. report and requires that you have a 132 column printer. It is not 
  758. available for displaying.
  759.  
  760.      The  system  does  ALL of its calculations at  the  time  of 
  761. printing.
  762.  
  763.  
  764.      The  reports  available  and  the purpose  of  them  are  as 
  765. follows:
  766.  
  767. CHART OF ACCOUNTS - Selection #4
  768.  
  769.      This  is  the  same report as that produced in  the  Account 
  770. Processing Maintenance program. The system allows you to print it 
  771. from  both  programs.  The only difference is  that  this  report 
  772. contains the current balance, including all current transactions.
  773.  
  774.  
  775. TRANSACTIONS - Selection #5
  776.  
  777.      This  is  the  Activity  report  that  is  produced  in  the 
  778. Transaction Processing Maintenance program. The system allows you 
  779. to print it from both programs.
  780.  
  781.  
  782. Y-T-D SHORT REPORT - Selection #6
  783.  
  784.      This  is a Y-T-D report in short form which  contains  Y-T-D 
  785. data,  current  cycle transactions and compares it to last  year. 
  786. The detail for the current cycle is not printed.  Instead,  these 
  787. are totalled and summarized. The last year data is only available 
  788. if  you have done the previous year on this system.  Because  the 
  789. system  only maintains a total last year amount by  account,  the 
  790. LAST YEAR column is a calculation based on the average amount per 
  791. month times the number of cycles passed.  This amount is the LAST 
  792. YEAR amount at the same time last year. The calculation is:
  793.  
  794.    Last Year Total / 12 X Cyc# = Amount printed
  795.  
  796.      This was done to conserve disk space.
  797.  
  798. This   report  also  provides  you  with  your  NET   WORTH   and 
  799. PROFIT/LOSS.
  800.  
  801.  
  802. YTD REPORTS - Selection #7
  803.  
  804.      This  selection will print two separate reports.  These  are 
  805. the  only  reports which is forced to the printer,  and that  you 
  806. MUST have a 132 column printer to print.
  807.  
  808. The  first report (MONTHLY Y-T-D) lists each month (cycle)  in  a 
  809. column for each account. It also lists the ACTUAL amount of money 
  810. associated with that account, the budgeted amount, and calculates 
  811. the  variance between the two.  This report DOES NOT contain  any 
  812. current cycle transactions, therefore if you are currently in the 
  813. middle  of June,  the June totals will be zero.  It only includes 
  814. COMPLETED cycles.
  815.  
  816. The  second  report (ACCUM Y-T-D) carries each account  thru  the 
  817. year  by  using the ending balance of the previous month  as  the 
  818. beginning  balance  for  the  next  month.   It  then  adds   the 
  819. transactions for the current month.
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825. BUDGET REPORT - Selection #8
  826.  
  827.      This   report   compares  Y-T-D  data  and   current   cycle 
  828. transactions  to  the  amount  budgeted.  It  also  provides  the 
  829. variance  between  the  two.  It is similar to the  Y-T-D  Report 
  830. above, but does not list them by month, only as totals.
  831.  
  832.  
  833. M-T-D REPORT - Selection #9
  834.  
  835.      This  report is the Trial Balance report of the  system.  It 
  836. lists  the  current month's transaction detail,  by  account  and 
  837. provides totals by account.
  838.  
  839.  
  840.  
  841. OTHER PROCESSING
  842.  
  843.      The  system has two additional processes which end  a  cycle 
  844. (month) and close the year.
  845.  
  846. NOTE:  Neither of these two processes print any reports. You must 
  847. print  your  reports  BEFORE doing these two functions  - as  the 
  848. detail will be consolidated and deleted.
  849.  
  850.  
  851. E-O-M Processing - Selection #3
  852.  
  853.      This function totals the months transactions,  adds them  to 
  854. the year-to-date data file.  It also increments the cycle number, 
  855. and  zeroes all monthly counters.  It then adds all  auto-journal 
  856. entries  to  the  next cycle (which has now  become  the  current 
  857. cycle).
  858.  
  859.  
  860. CLOSE THE YEAR - Selection #0
  861.  
  862.      This  function takes all Year-to-Date totals and places them 
  863. in the Last Year file. It then zeroes all counters and begins the 
  864. year over.
  865.  
  866.  
  867.  
  868. The last function is EXIT TO DOS - Selection X.  This we hope  is 
  869. self-explanatory.
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875. OTHER COMMON FUNCTIONS & HOW TO HANDLE THEM
  876.  
  877. To Delete an Account from The C/A
  878.  
  879.      Selection  option 2 from the main menu and option 3 from the 
  880. Account Maintenance menu.  Enter the account # which you want  to 
  881. delete.  The  account  data  will be displayed and  you  will  be 
  882. prompted if it is the correct one.  To delete an account, enter a 
  883. 'D' in the FLAG field.
  884.  
  885.      NOTE:  ALL  TRANSACTIONS FOR THIS ACCOUNT WILL NO LONGER  BE 
  886. AVAILABLE  FOR CALCULATION.  MAKE SURE THAT YOU HAVE REVERSED  OR 
  887. TRANSFERRED  THE ENTRIES TO ANOTHER ACCOUNT.  OR DELETE IT  AFTER 
  888. THE CLOSE OF THE YEAR.
  889.  
  890.  
  891. To Reverse a Transaction
  892.  
  893.      Select  option  1 from the main menu and option 1  form  the 
  894. Transaction  Maintenance  menu  and  enter  a  transaction  which 
  895. reverses the incorrect or unwanted transaction.
  896.  
  897.      You  can change the original transaction by entering '0'  in 
  898. the  AMT  field using the Change a Transaction  option,  however, 
  899. this  will eliminate any audit trail.  We suggest that you  enter 
  900. the reversing transaction with a description of 'REVERSING  TRANS 
  901. #n'
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906. HOW TO BECOME A REGISTERED OWNER OF PCAccountant
  907.  
  908.  
  909.      PC-Squared  writes commercially available and public  domain 
  910. software  for the IBM PC and compatibles.  The commercial systems 
  911. are designed for specific vertical markets and are of no interest 
  912. to most computer hobbists.
  913.  
  914.      If   you  would  like  to  become  a  registered  owner   of 
  915. PCAccountant,  send a contribution (amount is your choice) to PC-
  916. Squared  at the below address.  A contribution of $25.00 or  more 
  917. will  allow you to receive source code and all future updates for 
  918. the cost of a diskette.
  919.  
  920.      If  you have suggestions,  comments,  information  regarding 
  921. bugs, ideas about possible other public domain programs which you 
  922. would like to see,  or wish to become a registered owner, you can 
  923. write us at:
  924.  
  925.           PC-SQUARED
  926.           P.O. Box 1610
  927.           Morgan Hill, CA 95037
  928.  
  929.      We  also  would  be  interested  in  writing  public  domain 
  930. programs  with people whose expertise is in some other field  and 
  931. who can see the need for a system...
  932.  
  933.    ....Is there a stock broker out there...who is willing to work 
  934. on a tracking and forecasting program??????
  935.  
  936.  
  937.       << POWER TO THE PUBLIC WITH PUBLIC DOMAIN SOFTWARE >>
  938. illing to work 
  939. on a